Full Time - Hotel Operation Administrator　正社員- ホテル事務

As an Operation Administrator, your responsibility encompasses a range of general clerical tasks, primarily supporting the Hotel Director. Your daily routine will involve managing & handling email correspondence, coordinating schedules, and documenting meeting minutes. Additionally, youll play a crucial role in overseeing online reviews, managing petty cash report of all properties, assist Hotel Director in procurement process and aiding Hotel Director in managing staff work hours within the HR systems in place.

Successful Operations Administrators distinguish themselves through exceptional organizational skills, adept management of multiple individuals schedules and expectations, and a proactive approach to completing tasks before others even identify the need.

オペレーション・アドミニストレータとして、主にホテル・ディレクターをサポートする一般的な事務作業を担当していただきます。日常業務では、Eメールの管理・対応、スケジュールの調整、議事録の作成などを行います。さらに、オンラインレビューの監督、全ホテルの小口現金報告書の管理、調達プロセスにおけるホテルディレクターのサポート、HRシステム内でのスタッフの勤務時間管理におけるホテルディレクターのサポートなど、重要な役割を担っていただきます。

オペレーション・アドミニストレータとして成功するためには、卓越した組織力、複数の人のスケジュールや期待を上手に管理すること、そして他の人がその必要性を認識する前にタスクを完了させる積極的なアプローチが必要です。

• Coordination with GM for the monthly report, petty cash report, vehicle incident report.
  
• Handle and distribute incoming and outgoing mail related to hotel operation.
  
• Create and maintain computer and paper-based filing and organization systems for records, reports, documents, etc.
  
• Prepare letters, memos, and other documents using word processing, spreadsheet, database, or presentation software.
  
• Document & communicate all guest requests/complaints to appropriate personnel. Coordination/follow-ups with departments on daily complaints, night reports, requisitions etc.
  
• Monitor all social channel like Tripadvisor, google review, facebook, twitter, Instagram etc. and reply to the guests on behalf of the HD after taking necessary approvals on case to case.
  
• Prepare and manage correspondence, reports, and documents.
  
• Assist Property GM on HR system.
  
• Assist Hotel operation on Purchasing management systems, creating PO`s.
  
• Assist Hotel Director on any other administrative requests
  

• 月次報告書、小口現金報告書、車両事故報告書のGMとの調整。
  
• ホテル運営に関連する郵便物の受取りと配布。
  
• 記録、報告書、文書などのコンピュータおよび紙ベースのファイリングおよび整理システムの作成と維持。
  
• ワープロ、表計算、データベース、プレゼンテーションソフトを使用して手紙、メモ、その他の文書を作成する。
  
• ゲストの要望や苦情を文書化し、適切な担当者に伝える。日々のクレーム、ナイトレポート、リクエストなどに関する各部門との調整/フォローアップ。
  
• Tripadvisor、google review、facebook、twitter、Instagramなどのソーシャルチャンネルを監視し、ケースバイケースで必要な承認を取った後、HDに代わってゲストに返信する。
  
• 通信、報告書、文書の作成と管理。
  
• 勤務管理システムシステムでプロパティGMをアシスト。
  
• 購買管理システムに関するホテル業務のアシスト、POの作成。
  
• その他事務的な依頼についてホテルディレクターをアシスト。