Gallup is looking for an administrative assistant with strong service orientation, attention to detail and excellent organizational skills to support Gallup’s internal and external clients with the ever-growing business in our Japanese region.
In this role:
- We will count on your clear and sophisticated communication style and your exceptional phone personality to leave a lasting impression on everyone you encounter.
- You will print, organize and check the quality of translations for course materials and ensure they are shipped to participants in a timely manner.
- You will schedule calls with Gallup course participants and Gallup coaches via email and phone.
- You will orchestrate and execute administrative tasks for internal partners and subcontractors, update presentations and documents, and handle other administrative requests as needed.
Strong communication skills, detail orientation, and the ability to be self-directed and proactive will be essential to your success. If you’re ready to be part of the team and help us fulfil our mission of changing the world, join us, and put your greatest strengths to work.
Who we want:
- Service-oriented team members who have the sophistication, poise and passion to provide administrative support to others
- Exceptional achievers who thrive in a fast-paced environment and enjoy the challenge of working with a variety of individuals and varying schedules
- Highly adaptable professionals with the flexibility it takes to prioritize quickly changing needs — and the discipline it takes to remain highly organized and focused on the details to meet simultaneous deadlines with outstanding quality
- Engaging team players who build close relationships with associates and always lend a helpful hand
What you need:
- Proven proficiency in Microsoft Word, Excel, PowerPoint and Outlook required
- At least three years of reception and/or administrative assistant experience required
- Strong written and verbal communication skills required
- Availability to work three to four days a week in Gallup’s Japan office required
- Full native fluency in Japanese and a strong proficiency in English required
- Previous international exposure preferred
- Eligibility to work in Japan on a full-time basis required; this position is not eligible for employment visa sponsorship
What we offer:
We create exceptional workplaces, starting with our own. We focus on developing your strengths — what you do right, rather than what you do wrong — and helping you be engaged at work. When you work at Gallup, you’ll benefit from:
- A strengths-based, engagement-focused and performance-oriented culture
- The opportunity to work in a flexible and hybrid work environment that allows you to work remotely one to two days per week
- A global, diverse and inclusive workplace culture that is committed to fostering belonging and wellbeing
- A collaborative work environment with world-class managers and highly tenured mentors who guide and empower associates based on their unique skills and strengths
- Continuous learning and development opportunities and purposeful career growth tailored to your unique talents
- Mission-driven work that changes the lives of people around the world
- A collaborative office environment in Hamamatsucho, a vibrant business area and gateway to the heart of Tokyo City, just 20 minutes from the Haneda Airport, surrounded by cafes and restaurants, and with gorgeous views of the iconic Tokyo Tower
- A comprehensive benefits package including a competitive salary and travel reimbursement
And the perks don’t stop there. Learn more about life at Gallup.
Gallup is an equal opportunity/affirmative action employer that celebrates, supports and promotes diversity and inclusion. We will consider all qualified applicants without regard to race, color, religion, sex, national origin, disability, protected veteran status, sexual orientation or gender identity, or any other legally protected basis, in accordance with applicable law.
Agencies: We are not partnering with agencies for this role, not accepting unsolicited resumes, and will not be responsible for any fees or expenses related to such unsolicited resumes and/or applicants.
#LI-DNI
アドミン・アシスタント
東京
成長続いている日本地域において社内外のクライアントを支援するカスタマーサービス意識の高く、細部までこだわり、高いオーガナイズスキルのアドミンアシスタントを募集しています。
＜このポジションでは＞
・思い出に残るような優れたコミュニケーション能力と丁寧な電話対応によりクライアントやベンダーの対応
・コース資料の翻訳クオリティ確認、資料印刷、整理整頓とコース参加者へのマテリアル発送の手配
・メール・電話によりGallupコース参加者とGallupコーチのミーティングの日程調整
・社内パートナーとサブコントラクターのアドミンサポート、プレゼンテーションと資料のアップデートなど、必要に応じたアドミン業務
こちらのポジションに成功できるようには、高いコミュニケーション能力、細部までこだわり、自分から行動を起こせる能力は必要です。世界を変えるミッションをサポートしたいなら、自分の強みを使って、チームに入りましょう。
＜求めている方＞
・洗練、平静であり、情熱を持っているアドミンタスクの支援できるサービス中心のチームメンバー
・ファストペースの環境でチャレンジを楽しめ、様々な相手と接しながらバラエティーなスケジュールに挑戦できる優秀なアチーバー
・よく変更のあるニーズの優先順位を考えながら、柔軟な対応ができ、そして複数の締め切りを守られ、細部までこだわり、フォーカスし続けるように規律を持っている適応性のあるプロフェショナル
・アソシエイトといい関係を作り、力になれるエンゲージ高いのチームプレーヤー
＜応募必要条件＞
- Microsoft® Outlook®, Word®, PowerPoint® and Excel®を使いこなせる方
- 受付またはアドミン業務の経験3年以上である方
- コミュニケーション能力（文書・言 語）が高い方
- 週3－4回東京オフィスに出社できる方
- 日本語ネイティブレベル、英語は上級レベルの方
- インターナショナルな環境での勤務経験があれば尚可
- 日本でのフルタイム勤務が可能な方（現在当社ではスポンサーシップは行っていません）
＜待遇・その他＞
ギャラップでは優れた職場創造を、まずは自社から着手しています。私たちはあなたの
強みを育てることに重点を置きます — あなたが「間違ってしまった事」ではなく「う
まく行える事」に注力します。 — そしてあなたが職場でエンゲージするのを支援しま
す。ギャラップで働く際には、以下の利点があります:
· ストレングズベース、エンゲージメント重視、パフォーマンス重視の企業文化
· オンサイトと在宅の両方で働ける柔軟なハイブリッド労働環境；マネージャー
と協力し、あなたとチームに最適な労働環境を構築
· 多様性とお互いを認め合う職場環境で、帰属感とウェルビーイングを育む文化
· あなたをサポートし、的確なポジションに配し、権限を与え、エンゲージさせる術を
熟知したワールドクラスのマネージャーと組んで進められる仕事
· 一人ひとりに合った継続的な学習と能力開発の機会
· 充実した福利厚生パッケージ
そして、ギャラップで働くことの特典はここで終わりません。詳しくはこちらのライ
フ・アット・ギャラップを御覧ください。
ギャラップ社は、多様性と包括性を尊重し、サポートし、促進する機会均等・アファー
マティブアクション雇用主です。当社は、適用される法律に従い、人種、肌の色、宗
教、性別、国籍、障害の有無、性的指向や性自認、その他の法的に保護された基盤に関
係なく、資格のあるすべての応募者を対象として考慮します。
代理店の方へ：当社はこの募集に関して代理店とは提携せず、未承諾の履歴書も受け付
けておりません。また、未承諾の履歴書や応募者に関連する手数料や費用についても一
切責任を負いません。
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