“Unbound General Affairs: Driving Business Growth — Supporting National Projects at the Foundational Phase”
General Affairs here is not a passive, protective back-office function that simply handles routine administrative tasks. Working right beside the business, your role is to proactively take ownership of tasks that haven't yet been assigned to anyone—from procurement to meetings, documentation, and office management—building the foundation that drives the organization forward.
The Artificial Intelligence Robotics Association (AIRoA) is an early-stage organization managing a 20-billion-yen national project. As we are still in the process of shaping our operational frameworks, you will have the discretion to build these systems from the ground up.
守備範囲を決めない、“事業を動かす”総務 ― 立ち上げ期の国家プロジェクトを足元から支える
ここでの総務は、決められた事務を回すだけの“守りの管理部門”ではありません。事業のすぐ隣で、購買から会議・文書、オフィス運営まで「まだ誰の担当でもない仕事」を自分から拾い、協会が前に進む土台をつくる役割です。
AIロボット協会（AIRoA）は200億円規模の国家プロジェクトを担う立ち上げ期の組織。総務の“型”もこれから整える段階で、ゼロベースで運営の仕組みを形づくっていける裁量があります。
Overview
As a General Affairs Specialist at the Artificial Intelligence Robotics Association (AIRoA), you will handle a wide range of back-office operations that support the organization’s management. You will not be expected to manage everything from day one; rather, you will start with areas that match your background and skills, gradually expanding your scope of responsibilities after joining.
【Key Responsibilities】
- Contract and Document Management (Core Responsibility)
- Operational Support for Board Meetings and Key Committees (Preparing materials, drafting minutes, and scheduling)
- Secretariat Support for Events
- Equipment and Asset Management / Office Environment Maintenance
- Administrative Tasks for Payments and Purchasing (Collaborating with accounting)
- Cross-Departmental Tasks (Procurement and general administrative support across various teams)
*In this role, you will collaborate across all functions, from business and technical teams to legal and accounting.
*Note: Currently, meeting operations for the Board of Directors are primarily handled by executive assistants; the extent of General Affairs involvement may vary depending on the situation.
主な業務内容
AIロボット協会（AIRoA）の総務担当として、協会運営を支えるバックオフィス業務を幅広く担っていただきます。
担当レベルで最初からすべてを担う必要はなく、ご自身の経験・適性に合う領域から入り、入社後に少しずつ守備範囲を広げていただく想定です。
【主な担当業務】
① 契約書・各種文書の管理 ※中心業務の一つ
② 理事会・各種会議の運営サポート（資料作成・議事録・日程調整）
③ イベント開催時の事務局対応（サポート）
④ 備品・資産管理、オフィス環境の整備
⑤ 支払・発注などの事務（経理と連携）
⑥ 購買や各部門の庶務など、部門横断で発生する業務
※社内は事業・各部門から法務・経理まで“全方向”に連携します。（※現状、理事会等の会議運営サポートは秘書機能が主に担当しており、総務の関与範囲は状況により変動します。）
【What Makes the “General Affairs Specialist” Role at AIRoA Unique】
General Affairs at the Artificial Intelligence Robotics Association (AIRoA) is far more than just carrying out routine administrative tasks. Our role is to proactively take ownership of tasks that haven't yet been assigned to anyone and co-create the very operational frameworks alongside the business—acting as the bedrock that powers our projects forward.
From managing daily micro-tasks to designing systems that support the entire organization, taking on these wide-ranging, unassigned responsibilities gives you a tangible sense of impact—knowing that the frameworks you build are actively driving a major national project forward.
【AIRoAの「総務担当」の醍醐味】
AIロボット協会（AIRoA）の総務は「決められた事務を回すだけ」ではありません。
まだ誰の担当でもない仕事を自分から拾い、運営の仕組みそのものを事業と一緒につくっていく――事業推進のエンジンを下支えする総務です。
日々の細かな業務から全体を支える仕組みづくりまで、振れ幅の大きい“まだ誰の担当でもない仕事”を引き受け、「自分が整えた仕組みが大きなプロジェクトを前に進めている」という手触り感が得られます。
【The Appeal of Taking On This Challenge at AIRoA, Just as We Are Getting Started】
Established in December 2024, the Artificial Intelligence Robotics Association (AIRoA) entered its full-scale operational phase in FY2025 as an early-stage organization. We are building a unique ecosystem with a membership that spans major corporations, startups, universities, and research institutions.
Designing from scratch—asking "what operational rules, meeting formats, and information management systems best serve this new association?"—you will have the opportunity to co-create these very frameworks alongside the business. The unique appeal of joining us at this foundational stage is being involved right from the "zero-to-one" origin rather than simply scaling from one to ten.
【スタートを切ったばかりのAIRoAで挑戦する魅力】
AIロボット協会（AIRoA）は2024年12月設立、2025年度から本格始動した立ち上げフェーズの組織です。大手企業やスタートアップ、大学・研究機関が会員として参画する前例の少ないエコシステムを形成しています。「どんな運営ルール・会議設計・情報管理がこの新しい協会にふさわしいか」をゼロベースで考え、仕組み自体を事業と一緒につくっていける――1→10ではなく“ゼロイチ”に近い起点から関われるのが、立ち上げ期ならではの魅力です。
【About AIRoA】
Established in December 2024, the Artificial Intelligence Robotics Association (AIRoA) operates with two primary missions: "Innovating robotics development technology through the integration of AI and robotics," and "Promoting the practical application of robots in society."
While AI is advancing rapidly around the world, the scarcity of data remains a critical challenge in robotics development. Backing this national initiative, we have received over 20 billion yen in funding from NEDO (New Energy and Industrial Technology Development Organization) to drive this strategic project forward.
【AIRoAの概要】
AIロボット協会（AIRoA）は2024年12月設立の組織で、『ロボットとAIの融合によってロボット開発の技術を革新する』『社会におけるロボットの活用を推進する』の2つの目的を掲げています。世界中でAIが急速に発展する一方、ロボット開発ではデータ不足が深刻な課題です。私たちはNEDO（国立研究開発法人 新エネルギー・産業技術総合開発機構）から200億円を超える出資を受け、国家プロジェクトを進めています。
●Recruitment Background
At the Artificial Intelligence Robotics Association (AIRoA), operations in General Affairs are expanding as multiple R&D projects and joint initiatives with member companies gain full momentum, leading to an increase in committee meetings and external collaborations.
To prepare for our continued growth, we are now seeking a new General Affairs Specialist to strengthen the foundation of our organizational operations. Rather than being confined to a single fixed task, this role offers an environment where you can step-by-step broaden your scope of responsibilities and grow as a General Affairs professional after joining.
●募集背景
AIロボット協会（AIRoA）では複数の研究開発プロジェクトや会員企業との共同取り組みが本格化し、会議体や社外連携が増える中で、総務が担う業務も拡大しています。
今後の継続的な拡大を見据え、協会運営を足元から支える総務担当を新たに増員します。特定の業務だけをずっと続けるのではなく、入社後は担当する業務の幅を少しずつ広げ、総務として成長していける環境です。
●Future Mission
Upon joining, you will first familiarize yourself with day-to-day General Affairs operations, such as contract and document management, secretariat support for meetings and events, as well as equipment and office management.
Building on that foundation, you are expected to gradually step into higher-level "operations design"—including reviewing existing workflows and creating organizational frameworks that account for collaborations with member companies, universities, and research institutions.
●将来的なミッション
入社後はまず、契約・文書管理や会議・イベントの事務局サポート、備品・オフィス管理などの総務オペレーションに慣れていただきます。
そのうえで、既存フローの見直しや、会員企業・大学・研究機関との連携を踏まえた運営の仕組みづくりなど、より上流の“運営デザイン”にも段階的に関わっていただく想定です。
Requirements
Required Qualifications:
- Basic IT skills and business etiquette (Fundamental proficiency in Excel and other software; appropriate conduct in regular meetings and office environments)
- Strong interpersonal skills to communicate thoughtfully and respectfully with diverse internal and external stakeholders
- Strong alignment with the following mindsets:
- Taking ownership of tasks rather than shifting responsibility
- Enjoying the dynamic, agile phase of a startup environment
- Finding joy in personal and professional growth
- Proactively stepping up to take on unassigned tasks without drawing rigid boundaries
*Years of practical experience in general affairs or administration are not required (support will be provided based on your background and aptitude).
*Basic knowledge of business law and compliance is a plus (can be acquired after joining).
【必須要件】
・基本的なPCスキル・ビジネスマナー（Excel等の基本操作、定例会議やオフィスでの基本的な立ち居振る舞い）
・社内外の多様なステークホルダーと丁寧にコミュニケーションできる方
・下記スタンスに強く共感できる方：他責にせず自分ごとで動ける／アジャイルな立ち上げを楽しめる／自身の成長を楽しめる／担当を細かく線引きせず自分から仕事を拾いにいける
※総務・管理部門の実務経験年数は不問（経験・適性に応じてサポートします）。ビジネス法務・コンプライアンスの基礎知識は歓迎です（入社後のキャッチアップでも構いません）。
Preferred Qualifications:
General Affairs or corporate operations experience in startups or early-stage organizations
Secretariat experience in non-profit entities such as general incorporated associations, foundations, or academic societies
Experience in departmental administrative support or secretarial roles (e.g., handling procurement, general office chores)
Experience setting up operational frameworks for office launches, relocations, or asset/equipment management
Experience participating in drafting internal regulations/rules or building corporate governance frameworks
Background in customer service or hospitality seeking a career transition to a business role (welcomed for your guest-minded and hospitable approach to General Affairs)
Interest in AI, robotics, or deep-tech fields, along with a willingness to learn technical concepts
Basic knowledge of business law and compliance (can be acquired after joining)
【歓迎要件】
・ベンチャー／立ち上げフェーズ組織での総務・コーポレート経験
・一般社団法人・財団法人・学会など非営利法人での事務局経験
・購買・庶務など部門付き総務や秘書業務の経験
・オフィス立ち上げ・移転、備品・資産管理の仕組み構築経験
・規程・ルール整備やガバナンス体制構築への参画経験
・接客・ホスピタリティ職など、他職種からビジネス職に挑戦したい方（総務の“おもてなし”の素養として歓迎）
・AI・ロボティクス・ディープテック領域への関心、技術テーマを学ぶ意欲
・ビジネス法務・コンプライアンスの基礎知識（入社後キャッチアップでも可）
Language Skills
Japanese: Native level
English: Preferred (Not required)
- We welcome candidates who have no aversion to English and are eager to learn as needed (willingness to read English emails and documents is a plus). Daily operations are primarily conducted in Japanese.
【語学力】
・日本語（ネイティブレベル）
・英語（歓迎／必須ではありません）：英語への苦手意識がなく、必要に応じてキャッチアップしていく気概がある方（英文メール・資料の読解などに前向きに取り組めると尚可）。日常業務は日本語が中心です。
Ideal Candidate Profile
We are looking for someone who:
- Resonates with our mission and takes true ownership in driving the association forward
- Proactively steps up to take on unassigned tasks without drawing rigid boundaries around "what is or isn't General Affairs"
- Thrives in a dynamic, agile startup phase and sees it as an opportunity for personal and professional growth
- Finds personal reward and purpose in hands-on, unglamorous tasks, knowing they help build a better working environment for everyone
【求める人物像】
次のような方を求めています。
・事業の意義に共感し、協会を前に進めることに当事者として関われる方
・「これは総務？」と線引きせず、まだ誰の担当でもない仕事を自分から拾いにいける方
・アジャイルな立ち上げ期を楽しみ、自らの成長機会と捉えられる方
・地味で泥臭い業務も「みんなが働きやすい環境づくり」と意味づけし、貢献実感を自分で作れる方
Benefits
●Work location
Tokyo Ryutsu Center A Bldg. AW4-5/4-6, 6-1-1 Heiwajima, Ota-ku, Tokyo 143-0006, Japan
●勤務地
東京都大田区平和島6-1-1 東京流通センターA棟AW4-5/4-6
●Other
While remote work is possible, this role is primarily expected to be office-based.
Most of our engineers and researchers also work on-site, conducting research and development directly in front of the robots.
●その他
リモートワーク可ではありますが、原則として出社での勤務を想定しています。
エンジニアや研究者も多くは出社し、ロボットを前に研究開発に取り組んでいます。
●Our Office
We currently operate out of a spacious office and research facility of over 1,000 m² located in the Ryutsu Center area. In this space, our business teams and engineering teams work in close collaboration, advancing both day-to-day operations and R&D with AI robots always close at hand. The facility is frequently visited not only by members of the AI Robot Association, but also by engineers and researchers from partner companies and representatives from member companies. As a result, it serves as a hub where diverse experts at the forefront of AI and robotics gather and interact.
●オフィス紹介
私たちは現在、流通センター内に300坪を超える広大なオフィス兼研究施設を構えています。この空間では、AIロボットをすぐそばに感じながら、ビジネスチームとエンジニアチームが密接に連携し、日々の業務と研究開発を進めています。施設には、AIロボット協会のメンバーだけでなく、協力企業の技術者や研究者、会員企業の方々も頻繁に訪れます。そのため、AIやロボティクスの最前線で活躍する多様な専門家が集う場となっています。
●Your Colleagues
Today, highly skilled engineers and researchers from around the world are part of our organization. Some members have even relocated from overseas to Japan to join our projects on site. We aim to build a globally open R&D organization where diverse talent, regardless of nationality or background, come together, inspire one another, and shape the future.
●働く仲間
現在、私たちのもとには世界中から優秀なエンジニアや研究者が参画しています。中には、海外在住の方が来日し、チームの一員としてプロジェクトに参加しているケースもあります。国籍やバックグラウンドを超えて、多様な才能が集まり、互いに刺激し合いながら未来を形づくり、世界に開かれた研究開発組織を作りたいと考えております。
●HR and Talent Development Programs
[Training Programs]
- On-the-Job Training (OJT)
- Training through participation in external conferences, including overseas events
- Compliance training
- Security training
[Internal Programs]
- Performance reviews twice a year (every half year)
- In-house study sessions
- In-house library
- Support for external training programs
[Benefits]
- Support for book purchases
- Subsidies for lunch and light snacks
- Free drinks
- Commuting allowance (up to JPY 50,000 per month)
- Monthly company-wide events (AIRoA Circle, social gatherings)
- Family Day
- AIRoA-branded shirts and other items provided
●人事・人材開発制度
[研修制度]
- OJT
- 海外含む社外カンファレンス研修
- コンプライアンス研修
- セキュリティ研修
[社内制度]
- 年2回の評価制度（半期ごと）
- 社内勉強会
- 社内図書館
- 外部研修支援
[福利厚生]
- 書籍購入支援
- ランチ代・軽食代補助
- フリードリンク
- 通勤交通費支給（上限5万円/月）
- 月次の全社イベント開催（AIRoA Circle, 交流会）
- Family Day
- AIRoAシャツなどの提供
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