Recruitment coordinator intern

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ポジション名

採用コーディネーターインターン

ポジションの目的

本ポジションは、エリクソンのタレントアクイジション（Talent Acquisition / TA）機能を支える採用オペレーションをスムーズかつ効率的に進めることを目的としたインターンポジションです。
インターンとして、面接調整、オファー・契約書作成サポート、リファレンスチェックやバックグラウンドチェック（BGV/Vetting）、プレオンボーディング事務、各種レポーティングなど、採用プロセスに関わるオペレーション業務をサポートしていただきます。

TA GSSC（グローバルTAセンター）や日本のHR/TAチームと連携し、候補者・TAパートナー・採用マネジャーに対して、正確でコンプライアンスを満たしたスムーズな採用体験を提供することが重要な役割となります。

ポジションの魅力

・複雑なプロセスや細かなタスクを整理しながら進めることが好きな方
・人を支える裏方の仕事にやりがいを感じる方
・グローバルな採用チームの一員として、ローカルの採用業務を運営したい方

このインターンでは、日本における採用オペレーションの「エンジン」として、各ステップを滞りなく進め、書類を正しく処理し、候補者や採用マネジャーが安心してプロセスを進められるよう支援します。グローバルなTA環境の中で、ローカルのプロセス運営とコミュニケーションを経験できるポジションです。

主な業務内容

1. オペレーション調整・プロセスマネジメント

• 担当領域における採用オペレーションのサポート
  • 面接日程の調整・案内
  • オファー／契約書関連の事務処理補助
  • BGV/Vetting（バックグラウンドチェック）関連の手続き補助
  • プレオンボーディング／オンボーディング関連事務（書類案内・回収など）
• 標準化されたプロセスガイドライン・業務手順書に沿って、タスクを正確に、合意されたSLA内で完了することを目指します。
• TAパートナーや採用マネジャーと連携し、エリクソンのポリシーおよび日本の法令・規制に沿ったオファー・契約・オンボーディング関連書類の準備・処理をサポートします。

2. ステークホルダーとのコミュニケーション・協働

• TAパートナー、採用マネジャー、HRチーム、法務など関係者との円滑なコミュニケーションを構築・維持します。
• 担当するオペレーションプロセスについて、関係者の窓口として、ステータスや次のステップ、タイムラインなどを分かりやすく伝えます。
• 候補者・社内ステークホルダーへのタイムリーなアップデートやフォローを行い、期待値を適切にマネジしながら採用活動を予定通り進めることを支援します。

3. データ管理・レポーティング

• SAP SuccessFactorsなどの採用管理システム及び関連ツール上で、候補者情報や求人情報を正確に登録・更新します。
• ターンアラウンドタイム、完了率、オープン案件数などのオペレーション指標に関する定例・スポットレポート作成をサポートします。
• データの整合性・正確性を保つことで、分析・監査・意思決定に活用できる情報基盤の維持に貢献します。

4. コンプライアンスとリスク軽減

• すべてのオペレーション業務において、エリクソンのポリシー、雇用関連法令、労働規制、GDPRおよび日本における個人情報保護に関する要件を遵守します。
• 候補者・社員の機密情報を、倫理基準および内部統制に沿って丁寧に取り扱います。
• コンプライアンスに関する疑問や例外事項がある場合は、法務・HR/TAチームと連携し、適切にエスカレーションおよびリスク軽減を行うことをサポートします。

5. 候補者・ステークホルダー体験の向上

• 各オペレーションの接点で、候補者および社内ステークホルダーにとってスムーズでポジティブな体験となるよう心掛けます。
• 候補者やステークホルダーからの問い合わせに迅速かつ丁寧に対応し、実務的なガイダンスやサポートを提供します。
• TA機能の一員として、エリクソンの価値観・カルチャーを体現し、コミュニケーションにおいてブランドアンバサダーとしての役割を果たします。

6. 継続的な学習・改善

• TAオペレーションに関するプロセス・ツール・テクノロジー（GSSCのグローバル標準および日本固有の要件を含む）について学び、最新情報をキャッチアップします。
• TAおよびGSSCコミュニティ内でのトレーニング、ナレッジシェア、継続的な改善活動に参加します。
• ワークフローやテンプレート、業務手順などに改善のアイデアがあれば提案し、効率性と品質向上に貢献します。

必要なスキル・コンピテンシー

• 書類やデータを扱う際の高い注意力と正確性
• 複数タスクが並行する環境での計画力・優先順位付け・時間管理スキル
• TAパートナー、採用マネジャー、候補者を支援することにフォーカスしたサービスマインド
• 標準化されたプロセスに従いつつ、簡素化や改善の機会を見つける姿勢
• 様々な部門・国籍・カルチャーのステークホルダーとのコミュニケーション・リレーションシップ構築能力
• 採用オペレーションおよび基本的なHRプロセスに対する理解（学習意欲があれば尚可）
• 高いインテグリティ（誠実さ）、倫理観、コンプライアンス意識

歓迎される経験・バックグラウンド

※インターンポジションのため、実務経験は必須ではありませんが、以下のいずれかに該当する方を歓迎します。

• 採用オペレーション、HRオペレーション、シェアードサービス、事務・コーディネーション業務などに関心がある、または関連するアルバイト・インターン経験がある方
• バックグラウンドチェック、オファー・契約書、オンボーディング、データ管理などHR/TAプロセスを大学で学んでいる、または自主的に学習している方
• HR/TAシステムやケース管理ツール（例：SAP SuccessFactors、BMC Case Managementなど）を利用したことがある、または学習経験がある方は尚可
• HRオペレーションに関係するデータプライバシーや労働法の基本的な考え方に関心がある方
• グローバルかつマトリックスな環境や、海外チームとのバーチャルなコラボレーションに興味がある方

応募資格

• 大学生・大学院生で、HR／採用／ビジネスオペレーションなどに関心をお持ちの方
• 週3日程度、3か月以上継続して勤務可能な方 ※時間や期間は別途応相談
• PCスキル（メール、Excel、PowerPointなどの基本操作）がある方

※具体的な就業条件は、別途面談時にご説明します。

言語要件

• ビジネスレベルの日本語（会話・読み書き）：候補者や社内ステークホルダーとのコミュニケーション、日本語の書類作成・確認が必要なため
• ビジネスレベルの英語（会話・読み書き）：グローバルTA/GSSCチーム とのコラボレーション、英語のツール・ドキュメントの利用が必要なため

Purpose of the Role

This internship position is designed to support Ericsson’s Talent Acquisition (TA) function by ensuring that recruitment operations run smoothly and efficiently.

As an intern, you will support a wide range of operational activities across the recruitment process, including interview scheduling, offer and contract preparation support, reference checks and background verification (BGV/Vetting), pre-onboarding administration, and various reporting tasks.

Working closely with the TA GSSC (Global TA Centre) and the Japan People/TA teams, you will play an important role in providing a smooth, accurate and compliant recruitment experience for candidates, TA Partners and hiring managers.

Why This Role Is Attractive

You enjoy organizing complex processes and handling detailed tasks.

You find it rewarding to work behind the scenes to support others.

You want to be part of a global recruitment team while running local recruitment operations in Japan.

In this internship, you will act as the “engine” of recruitment operations in Japan, ensuring each step runs without issues, documents are handled correctly, and candidates and hiring managers feel supported throughout the process. It is a role where you can gain hands-on experience in running local processes and communications within a global TA environment.

Key Responsibilities

1. Operational Coordination & Process Management

Support recruitment operations in your assigned areas, including:

Scheduling and arranging interviews

Administrative support for offers and contracts

Support for BGV/Vetting (background checks) procedures

Pre-onboarding/onboarding administration (document guidance, collection, etc.)

Work in line with standardized process guidelines and work instructions, aiming to complete tasks accurately and within agreed SLAs.

Collaborate with TA Partners and hiring managers to support the preparation and processing of offer, contract and onboarding documents in accordance with Ericsson policies and Japanese laws and regulations.

2. Stakeholder Communication & Collaboration

Build and maintain effective communication with TA Partners, hiring managers, HR teams, Legal and other stakeholders.

Act as a contact point for the operational processes you support, clearly communicating status, next steps and timelines to stakeholders.

Provide timely updates and follow-ups to candidates and internal stakeholders, helping to manage expectations and keep recruitment activities on track.

3. Data Management & Reporting

Accurately register and update candidate and requisition information in recruitment systems and related tools (such as SAP SuccessFactors).

Support the creation of regular and ad-hoc reports on operational metrics (e.g., turnaround times, completion rates, number of open cases).

Contribute to maintaining data consistency and accuracy so that information can be reliably used for analysis, audits and decision-making.

4. Compliance & Risk Mitigation

Adhere to Ericsson policies, employment laws, labor regulations, GDPR and Japanese data privacy requirements in all operational activities.

Handle confidential candidate and employee information carefully, in line with ethical standards and internal controls.

Support collaboration with Legal and HR/TA teams when compliance questions or exceptions arise, helping to escalate issues appropriately and mitigate potential risks.

5. Candidate & Stakeholder Experience

Help ensure that each operational touchpoint provides a smooth and positive experience for candidates and internal stakeholders.

Respond promptly and courteously to inquiries from candidates and stakeholders, providing practical guidance and support.

As part of the TA function, represent Ericsson’s values and culture in your communications and act as a brand ambassador for the TA team.

6. Continuous Learning & Improvement

Learn about TA operations processes, tools and technologies, including GSSC global standards and Japan-specific requirements, and keep up-to-date with changes.

Participate in training, knowledge-sharing and continuous improvement activities within the TA and GSSC communities.

Suggest ideas to improve workflows, templates and work instructions to enhance efficiency and quality.

Required Skills & Competencies

Strong attention to detail and accuracy when handling documents and data

Planning, prioritization and time management skills in a multi-tasking environment

Service-oriented mindset focused on supporting TA Partners, hiring managers and candidates

Ability to follow standardized processes while identifying opportunities to simplify and improve

Good communication and relationship-building skills with stakeholders across different departments, nationalities and cultures

Understanding of recruitment operations and basic HR processes (or a strong willingness to learn)

High level of integrity, ethics and compliance awareness

Preferred Experience & Background

As this is an internship position, prior professional experience is not mandatory, but candidates with any of the following will be welcomed:

Interest in, or part-time/intern experience related to, recruitment operations, HR operations, shared services, administrative or coordination roles

Academic or self-directed study related to HR/TA processes such as background checks, offers and contracts, onboarding and data management

Experience using or learning HR/TA systems or case management tools (e.g., SAP SuccessFactors) is an advantage

Interest in data privacy and labor law concepts relevant to HR operations

Interest in working in a global, matrixed environment and collaborating virtually with international teams

Eligibility

University or graduate school student with an interest in HR, recruitment or business operations

Able to work approximately 3 days per week for at least 3 months (specific working hours and period can be discussed)

Basic PC skills (e-mail, Excel, PowerPoint, etc.)

Detailed working conditions will be explained during the interview process.

Language Requirements

Business-level Japanese (spoken and written): required for communication with candidates and internal stakeholders in Japan and for preparing/checking Japanese documents

Business-level English (spoken and written): required for collaboration with global TA/GSSC teams and for using English-based tools and documentation