料飲部、料飲部長をサポートするパーソナルアシスタントを募集します。 ≪仕事内容≫ 料飲部長（DOFB）の業務を円滑に進めるため、各種事務業務および社内外のコミュニケーションに関するサポートを担当していただきます。 主な業務内容は、稟議書類の作成、各種申請書や経費精算書の管理、社内イベントや会議における通訳・翻訳業務などです。また、会議の議事録管理、契約書の草案確認、各部門からの問い合わせ対応、オフィスマネージャーの出勤管理なども行います。 さらに、新任マネージャーや他のパーソナルアシスタントの受け入れ・業務習得のサポートに加え、スタッフ紹介記事や社内ニュースレターの作成など、部門内の円滑なコミュニケーションを支える業務も担当していただきます。 本ポジションでは、周囲をサポートすることが得意で、計画的に業務を進められる方、また細やかな気配りができる方を求めています。 【言語サポート】 •会議やイベントにおいて、料飲部長の英語から日本語、日本語から英語への逐次通訳を行う。 •料飲部長、料飲副部長、サービスマネージャーのゲスト関連のお問い合わせの英語から日本語、日本語への翻訳を支援する。 •他の部門からの問い合わせに対応する。 【秘書業務】 •新入マネージャーおよび秘書の入社手続きを支援する。 •料飲部長から指示された秘書業務を行う。 【財務】 •損益計算書を理解し、各店舗の月次目標を把握する。 【ブランド基準】 •IHGブランドにおける基準を熟知し、料飲部門の基準の維持をサポートし、適切な研修を通じてチームメンバーが基準について十分な知識を持つようにする。 •ブランド基準に従った必要書類が各店舗で作成され、使用されていることを確認する。 【ゲストとスタッフの安全】 •施設の安全、応急処置、火災および緊急時の手順に精通していること。 関連するトレーニングに年1回以上参加し、情報を更新すること。 •注意義務を認識し、職業安全衛生法、ポリシー、手順を遵守すること。 •すべてのスタッフが必要な健康と安全のチェックを受けることを確認し、 緊急用品が適切に保管されていることを確認すること。 【CAPEX / アプリケーション / 議事録】 •購買システムおよびアプリケーションを理解し、購入依頼書、制服、 その他のゲスト用品の作成ができる。 •各種申請書（稟議書、カッコ申請書、チェックシートなど）に関する 店舗からの問い合わせに対応し、適切に管理および保管する。 •稟議書に添付する契約書の草案を検討し、管理する。 •料飲部長が参加する、さまざまな会議の議事録を作成する。 •スタッフスポットライトや料飲ニュースレターを作成、更新する。
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オフィス コーディネーター／オペレーションサポート 職務の目的 Director of Operations（オペレーションディレクター）に対し、包括的かつ先を見越した秘書・事務サポートを提供し、東京コーポレートオフィス全体の円滑で効率的な運営、あらゆる業務を専門的かつ効率的、タイムリーに処理することが含まれます。 主な職務内容 • 以下の業務を含む、包括的な秘書業務の提供：スケジュール管理、すべての出張・宿泊の手配、会議の調整、業務経費の管理、および電話や書面による連絡への積極的な対応 • メールのやり取りを監視し、時間的制約のある依頼には迅速に対応すること • スケジュールを包括的に管理し、実際の予定に先立って問題を解決すること • DOPが主催する会議の調整および管理。これには、通知、登録、手配、および所定の期限内でのフォローアップが含まれます • 最新のファイル管理、保管、および検索システムを構築・維持すること • 必要に応じて他の部門マネージャーと連携し、請求書の処理、必要に応じた外部会議の手配、および必要な内部連絡を含む、あらゆる秘書業務を支援すること • 経費、休暇、欠勤の割り当て、支出の承認、予算管理、請求書処理など、すべての事務処理を正確かつ適時に完了する • DOPの要請に応じて、通常の日常業務や週次業務の範囲外であっても、当該職位の全体的な業務範囲内における特別な職務や業務を遂行する • 重要な社内会議に出席し、メモや議事録を作成するとともに、速やかに文字起こしを行い、同僚に共有する • 必要に応じて背景調査を行い、調査結果を報告する • オフィスの来訪者の対応を行う • スライドの調整を含め、毎月開催される「Japan & Micronesia Catch Up」の運営を支援する • イベント、来訪者、ニュース、その他の関連情報の更新を含め、オフィスの掲示板を管理する
この役割において私は、シックスセンシズのブランド基準および予算に沿いながら、部門の効率的な運営を管理し、卓越した商品とサービスを提供します。私はルームズディレクターと戦略的に連携し、部門の一貫性と生産性を高める目標を策定するとともに、その達成に向けた手順およびガイドラインを整備します。また、会社のビジョンや品質基準の一貫性を維持し、ブランドアイデンティティに沿ったサービスコンセプトの開発を推進します。 私の業務範囲には、以下が含まれます。 業界の最新トレンドやベストプラクティスを常に把握し、知識やスキルを継続的に向上させることで、商品およびサービスの品質向上に努めます。 業務プロセスを継続的に評価・見直し、シックスセンシズのウェルネスおよびサステナビリティの理念に沿った革新的で効果的な運営を維持します。 提供するサービス、商品および料金体系を定期的に評価・見直し、市場環境やブランド方針との整合性を保ちます。 部門内のあらゆるエリアに積極的に足を運び、LQA（Leading Quality Assurance）基準の遵守状況を定期的に確認し、高品質なサービスの維持に努めます。 モチベーションと経験を兼ね備えたホストチームを率い、シックスセンシズが求める卓越した運営基準とサービス水準を実現します。 フロントオフィス部門のナイトシフト運営全般に責任を持ちます。ゲストから苦情やご指摘があった際には、適切かつ迅速なサービスリカバリーを実施し、必要に応じてホストへの指導を行いながら、ゲスト満足の回復に努めます。 ゲストサービス、宿泊予約、ハウスキーピング、料飲部門と密接に連携し、ゲストニーズを的確に把握・対応するとともに、到着から出発までのオペレーションが円滑に行われるよう管理します。 客室タイプ、位置、レイアウト、販売状況、料金、宿泊プランの特典、ホテルの与信方針、予約コードなど、施設内で提供されるすべての設備・サービスについて十分な知識を保持します。 予約保証およびノーショー（無断不泊）に関するホテル方針を理解し、適切に運用します。 宿泊予約に伴う事前入金（デポジット）の処理を適切に行います。 予約マネージャーと連携し、ゲスト履歴およびプロフィール管理システムの運営を支援します。 予約状況に基づき、将来の客室販売可能数を適切に管理・把握します。 リゾートの販売戦略に基づいて適切な客室料金設定を行います。 部門が法令、規則および財務上の要件を遵守していることを確実にします。 各種文書、報告システム、契約上の義務、安全・防犯対策、コミュニケーション体制、商品およびサービス基準の導入・見直し・維持を行います。 自身および全ホストが、ブランド基準および法令に沿った高い身だしなみ、衛生管理、安全・防災・緊急対応手順への理解と実践を維持できるよう管理します。 部門間のコミュニケーションを明確かつ効果的に維持し、ホテル全体の円滑な運営を支援します。 部門内のすべての業務が高い倫理観と誠実さをもって遂行され、地域法令を遵守して実施されるよう管理します。 部門予算を厳格に管理し、コストを継続的に監視・コントロールしながら収益性向上を図ります。同時に、ブランドが求める品質基準の維持を常に考慮して意思決定を行います。 法令上必要となる書類や機密文書を適切に作成・提出します。 総支配人の指示に基づき、各種会議やブリーフィングに出席または主催し、重要な情報共有および双方向のコミュニケーションを促進します。 総支配人から指示されたその他の業務を遂行します。 アシスタントフロントマネージャー(ナイトシフト)として、私は部門内のすべてのホストの管理、パフォーマンス向上および人材育成に責任を負います。方向性の提示、動機付け、励まし、規律の維持、業績評価およびコーチング・カウンセリングを通じて、忠誠心が高く、生産性と協調性に優れた強いチームを構築します。適切な人材の採用は、シックスセンシズが求めるサービス基準を提供するうえで不可欠です。私はルームズディレクターと密接に連携し、社内外を問わず優秀な候補者の発掘と採用を支援します。 また、将来のリーダー候補となる高い潜在能力を持つ人材を特定し、各個人の育成計画（Individual Development Plan: IDP）が効果的に実施されるよう管理・支援します。 私は常にプロフェッショナルな姿勢と行動を示し、他のホストの模範となります。シックスセンシズの理念、コアバリュー、ベストプラクティス、ガイドラインおよび目標を遵守するとともに、多様な文化や国籍を尊重し、前向きかつ主体的な姿勢で行動することで、強固で忠誠心の高いチームの構築と維持に貢献します。 In this role, I
アシスタント・フロントオフィス・マネージャーとして、私はSix Sensesブランドの運営基準および予算の枠組みに沿いながら、卓越した商品とサービスを提供するため、部門の効率的な運営を行います。また、フロントオフィス・マネージャーと連携し、部門目標を戦略的に策定するとともに、その達成に向けた手順やガイドラインを整備します。さらに、Six Sensesのビジョンや品質基準との一貫性を維持し、ブランドアイデンティティに沿ったサービスや取り組みの発展に努めます。 主な業務内容は以下のとおりです。 業界の最新動向やベストプラクティスを常に把握し、知識およびスキルの向上を図ることで、提供する商品・サービスの品質向上に努める。 フロントオフィス部門の継続的な改善と活性化に注力する。 Six Sensesのウェルネスおよびサステナビリティの理念に沿いながら、業務プロセスを継続的に評価・見直しし、革新性と有効性を維持する。 客室アメニティ、サービス、商品および料金体系を定期的に見直し、時代やゲストニーズに即した内容を維持する。 館内各所へ積極的に足を運び、LQA（Leading Quality Assurance）基準への厳格な遵守状況を定期的に確認・評価する。 高い意欲と経験を持つホストチームの指導・育成を支援し、Six Sensesならではの卓越したサービス基準の実現に貢献する。 ゲストの到着から出発まで、一貫して優れた滞在体験を提供する責任を担う。苦情や問題が発生した場合には、適切なサービスリカバリーを実施し、ゲストの満足回復に努める。 ゲストサービス、宿泊予約、ハウスキーピングおよび料飲部門と緊密に連携し、ゲストニーズを把握・充足するとともに、到着・出発業務が円滑に進むよう管理する。 客室タイプや位置、レイアウト、販売状況、料金、各種宿泊パッケージの特典、ホテルの与信ポリシーおよび予約コードに関する十分な知識を保持する。 予約保証およびノーショー（無断不泊）に関するホテルポリシーを理解し、適切に運用する。 予約に伴う事前デポジット（前受金）の処理を適切に行う。 予約状況に基づき、将来の客室販売可能数を把握・管理する。 ホテルの販売戦略に基づき、適切な客室料金を判断・適用する。 予約マネージャーと連携し、ゲスト履歴および顧客プロフィールシステムの管理・維持を支援する。 業務マニュアル、報告体制、契約上の義務、安全管理手順、コミュニケーション体制、商品およびサービス基準の導入・見直し・維持を行う。 ブランド基準および法令要件に基づき、自身およびすべてのホストが高い身だしなみ・衛生基準を維持するとともに、安全・防犯・緊急対応手順について十分な知識を保持するよう徹底する。 ホテル内各部門間の連携およびコミュニケーションが明確かつ効果的に行われるよう努め、円滑な運営を支援する。 部門内のすべての活動が高い倫理観と誠実さをもって遂行され、法令を遵守していることを確保する。 部門予算の遵守およびコスト管理を徹底し、サービス基準の維持と収益性向上の両立を図る。 部門に関連する法定書類および機密文書を適切に作成・提出・保管する。 総支配人の指示に従い、各種会議やブリーフィングへ参加または実施し、重要な情報やコミュニケーションが双方向に共有されるよう努める。 総支配人から指示されたその他の業務を遂行する。 アシスタント・フロント・オブ・ハウス・マネージャーとして、私は部門内のすべてのホストの管理、業績向上、および人材育成に責任を負います。明確な指示、励まし、熱意、適切な規律管理、業績評価、そしてコーチングやカウンセリングを通じて、忠誠心が高く、生産性に優れた効果的なチームを構築します。適切な人材の採用は、シックスセンシズのサービス基準を提供するうえで不可欠です。私はルームズ・ディレクターと緊密に連携し、社内外の有望な候補者の発掘に努めます。また、ホテル内において将来性の高い人材を見極め、その育成のための個別育成計画（Individual Development Plans: IDP）が適切に策定・実行されるよう管理します。 常にプロフェッショナルな姿勢で行動し、模範を示します。シックスセンシズの理念、コアバリュー、ベストプラクティス、ガイドライン、および目標を順守するとともに、多様な文化や国籍を尊重し、前向きかつ積極的な姿勢を示すことで、強固で忠誠心の高いチームの構築と維持に貢献します。 In
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JOB SUMMARY: SCM Specialist (Customer Service/Logistics Operations) acts as the logistics business partner to the DSS and Sales teams in Japan, as well as any external partners/customers, i.e. 3PL warehouse and Forwarders (FedEx, Yamato). He/she is